ファイリングの達人 http://filer.seesaa.net/ 上手にファイリングするために ja http://filer.seesaa.net/article/101561222.html ホワイトボードに線（表）を書く おはようございます久々の更新ですが、思い出したことがあり書いていますタイトルにある「ホワイトボードに表を書く」なんですが、私は20数年前から・・・やっていたことなんですだけど、最近も「あ～ 教えてあげたいなぁ～」と思わせることがあったので大勢の方は多分知ってると思うんですよ^^ホワイトボードのマーカーって水性ですよねホワイトボードだからと、同じマーカーで表を書いてしまっては、、、文字を消す時に一緒に消えるそれを繰り返してたら、汚くなったそれでまた表をせっせと書くこの繰り返しで... 使えるものは file 2008-06-26T09:03:12+09:00 おはようございます

久々の更新ですが、
思い出したことがあり書いています


タイトルにある
「ホワイトボードに表を書く」なんですが、


私は20数年前から・・・やっていたことなんです
だけど、最近も

「あ～　教えてあげたいなぁ～」と思わせることがあったので


大勢の方は多分知ってると思うんですよ＾＾



ホワイトボードのマーカーって水性ですよね

ホワイトボードだからと、
同じマーカーで表を書いてしまっては、、、

文字を消す時に一緒に消える
それを繰り返してたら、汚くなった

それでまた表をせっせと書く


この繰り返しでは効率悪くないですか？


電気テープのようなビニール製のテープで表を作ってしまってもいいんですが、
やっぱり汚くなってしまう

年末の仕事納めの時や、
表を違うものに変えたり、
年度初めにきれいにしたくても

テープの跡は、、、汚く残ってしまう



思い切って、油性のマーカーで表を書いてしまいましょう！



これなら、水性マーカーで書いた文字も
線を気にすることなく消せますね＾＾


線引きを失敗したなら、
ホワイトボード用の水性マーカーを線の上から塗り、
布かティッシュで拭きとって下さい


それでもきれいにならない場合は、
専用のクリーナーを使ってもいいのですが


濡らした布に、台所洗剤をつけて拭いてみてください＾＾


これで線や表を書くのは年に一度で済みますね！
]]> http://filer.seesaa.net/article/79163267.html 本やカタログの種類 ファイリングの達人はこれで一旦終了となりますが、新しい情報が入りましたら更新したいと思います内容がそんなになかったことにお詫び申し上げます別サイトとして「敬語、丁寧語、尊敬語、謙譲語」も書かせていただきました。実例も少しだけ掲載して有りますので、よろしければ参考にされてくださいね^^次回新しいサイトの立ち上げも考えておりますので、その時はまたよろしくお願いいたします（ビジネス系のサイトになります---接遇、マナー、ビジネス文書の実例から、ケーススタディー）今日はおまけとして、... 本やカタログの種類 file 2008-01-18T01:42:48+09:00 新しい情報が入りましたら更新したいと思います

内容がそんなになかったことにお詫び申し上げます


別サイトとして「敬語、丁寧語、尊敬語、謙譲語」も書かせていただきました。
実例も少しだけ掲載して有りますので、よろしければ参考にされてくださいね＾＾

次回新しいサイトの立ち上げも考えておりますので、その時はまたよろしくお願いいたします
（ビジネス系のサイトになります---接遇、マナー、ビジネス文書の実例から、ケーススタディー）



今日はおまけとして、出来たら覚えておいた方がいい本やカタログ類について書きますね

訪れてくださり、ありがとうございました


あった方が便利、覚えていたら便利

列車時刻表
列車時刻以外に航空便時刻、各地の旅館・ホテル（名、場所、電話、料金）掲載の情報など
今はネットであらゆることが出来ますが、パッと
取り出せて使用できる点がいいですね
 
紳士録
著名人の名、職業、経歴などが記載（個人）
会社年鑑
著名企業の名、組織、役職名が記載（会社）
職員録
官公庁の役職者が出ている
辞書・事典
辞書・辞典というのは「ことば」の説明
事典というのは「ことがら」の説明が出ている
必要に応じて
専門書
会社の業種や上司の関心ごとについての専門の事典や名簿など
各種の
政府刊行物
経済白書、通商白書など正確な資料を得るのに便利
新聞年鑑
過去の出来事を調べるときに役に立つ
 
各団体の
調査レポート
関連した業界の調査レポートなどは、資料として大いに役に立つことがある
「情報源」「現代用語の基礎知識」
あらゆることの手がかりとなる本


これらの書物は必ずしも必要ではありません
大事なことは、これらの書物を揃えるにも許可が必要となります





その他覚えておいて損はないので参考までに＾＾

○　総合カタログ---取扱商品全てを一冊にしたもの

○　パンフレット----小冊子の形態のもの

○　リーフレット-----折りたたみ式（一枚のもの）の印刷物

○　バックナンバー--雑誌などの古い号

○　隔月間---------バイマンスリー　　１カ月おきに発行される雑誌

○　紀要-----------大学・研究所などの研究論文集

○　季刊-----------年４回発行される雑誌

○　総目次---------その年度、または半年分の目次をまとめたもの ]]> http://filer.seesaa.net/article/77881906.html 綴り紐の上手な使い方 「そんなの分かってるよ！」と言われそうですが、、、この綴り紐って、扱いに困ったりしませんか？ぎゅっと綴れない！ってことあるんじゃ？？？今はファスナーもいろんな種類があり便利なんですが、綴り紐もまだまだ現役ですよねほら厚手の書類の保管で使ったり私はこの「ぎゅっと」に悩んで、２０年近くも一回結ぶときには何度もねじって、２回目にも何度もねじって使っていました結び目に厚みが出ないので、結構満足していたのですが、ある方の方法を見てなるほど！！！！！！！！その結び方とは？結び目を穴の中に... 使えるものは file 2008-01-12T00:01:58+09:00 と言われそうですが、、、



この綴り紐って、扱いに困ったりしませんか？
ぎゅっと綴れない！
ってことあるんじゃ？？？


今はファスナーもいろんな種類があり便利なんですが、
綴り紐もまだまだ現役ですよね


ほら厚手の書類の保管で使ったり



私はこの「ぎゅっと」に悩んで、
２０年近くも
一回結ぶときには何度もねじって、２回目にも何度もねじって使っていました

結び目に厚みが出ないので、結構満足していたのですが、
ある方の方法を見て



なるほど！！！！！！！！



その結び方とは？




結び目を穴の中に入れてしまうんです！
紐が穴に引っかかる状態になるので、その時点で『ぎゅっ』となるんですよ！

後は方結びしておしまい



普通にちょうちょ結びするよりも、厚みが無くていいですよ＾＾ ]]> http://match.seesaa.jp/ot_listing.pl?aid=407270&sid=filer&tid=seesaa_hotspot&k=%E4%B8%89%E9%81%8A%E4%BA%AD%E5%86%86%E6%A5%BD%E3%81%95%E3%82%93&hid=35 [PR]注目のキーワード「三遊亭円楽さん」 点 三遊亭円楽さん | 死去 三遊亭円楽さん | 落語家 三遊亭円楽さん | 円楽さん | 落語 三遊亭円楽さん ]]> 2008-01-12T00:01:58+09:00 ads by Seesaa http://filer.seesaa.net/article/77849393.html リサイクルもいいものです 今日はオフィスの中でのリサイクルを^^ミスコピーは当たり前のようにリサイクルされていますねでも、ミスコピーを使用する際の重大な注意点は、数字の入っているもの社内機密が記載されているもの個人情報が記載されているもの当たり前ですが、それらはシュレッダーにかけ、社内でのリサイクルをしないことが原則ですミスコピーと言うのは「出さないように」と心がけても、結構な量が出ますし、要らなくなった書類もそれに充てられらりして、たまりっぱなしと言うこともあるのではないでしょうか？たまにそれらを整... 使えるものは file 2008-01-11T20:47:02+09:00

ミスコピーは当たり前のようにリサイクルされていますね

でも、ミスコピーを使用する際の重大な注意点は、
  • 数字の入っているもの
  • 社内機密が記載されているもの
  • 個人情報が記載されているもの

当たり前ですが、それらはシュレッダーにかけ、社内でのリサイクルをしないことが原則です


ミスコピーと言うのは「出さないように」と心がけても、結構な量が出ますし、
要らなくなった書類もそれに充てられらりして、たまりっぱなし
と言うこともあるのではないでしょうか？


たまにそれらを整理することも事務能力の向上につながると考えています

また、それをすることによって
煮詰まった頭の気分転換にもなりますし、オフィスも綺麗になりますね＾＾



じゃあたまりっぱなしのミスコピーの山はどうすれば？？？



「ノート」を作っちゃって下さい

電話を受ける際のメモ書きや、下書きの際に利用も出来ます



それって、単にミスコピーの裏にやればいいのでは？？？
印刷会社からのメモ帳もあるわよ！



確かにそうですね
でも、それらって結構使いづらくないですか？

印刷会社のメモ帳はサイズ的には、「誰かに伝言を書く」のサイズです
ミスコピー（例えばA４判）を束ねてクリップして使うのは、紙が綺麗に使えなくなったりするので
使ううちに不満足＞＜




そこで、サイズ的にも、使い勝手の面でも最適なものを作ってしまうのです



あっという間に出来ますし、
ちょっとした気分転換にもなりますし、
時間のある人が他の人の分も作ってあげればOKですよ＾＾



作り方は

  1. ミスコピーを半分に折り、切ります
  2. 厚さ１～１．５センチ（使いやすい厚さ）に束ねます
  3. 上になる（綴じる部分）両端側面をダブルクリップ、若しくは目玉クリップで留めます
  4. 綴じる部分側面に、液状の糊か、ボンドを付けます
  5. 綴じた部分を３箇所（端と中央）ダブルクリップか目玉クリップで留めておきます
  6. わりとすぐ乾くので、乾いたらクリップをはずします

これで終わりですが、
普通のレターパッドのように紙も１枚１枚綺麗に剥ぎ取ることが出来ます
今まで、クリップで留めてかさばっていたものも解消されます

サイズ的にも、１日やることや、やるべきことを書きとめておくにも
下書きにも適した大きさになるので、お勧めですよ＾＾ ]]> http://filer.seesaa.net/article/77290262.html 書類のとじ方 タイトルを見て「そんなの分かってるよ」とか「ステープラーや閉じ具を使うんでしょ？」なんて声が聞こえてきそうですね^^でもねこんなこと有りませんか？ステープラーの芯で、、、均一に閉じれない（いくつかの束）もっと巨大なステープラーがあれば！いっぺんに穴を開けて閉じたいのに！実は簡単な、それもたいした道具も要らない『閉じ方』があるんです^^それを知ったら、ステープラーは綴じる事を考えたら、仮止めにしかならなくなってきますまたは、綴じないで配布用にと^^それは、、、糊と指サックで出来... 種類 file 2008-01-09T00:32:57+09:00 「そんなの分かってるよ」
とか
「ステープラーや閉じ具を使うんでしょ？」
なんて声が聞こえてきそうですね＾＾


でもね
こんなこと有りませんか？


ステープラーの芯で、、、均一に閉じれない（いくつかの束）

もっと巨大なステープラーがあれば！

いっぺんに穴を開けて閉じたいのに！



実は簡単な、それもたいした道具も要らない『閉じ方』があるんです＾＾


それを知ったら、
ステープラーは綴じる事を考えたら、仮止めにしかならなくなってきます
または、綴じないで配布用にと＾＾




それは、、、

糊と指サックで出来てしまいます
薄手のものから厚手のものまで＾＾


結論から言うと
普段ステープラーで綴じている角をのりでくっつけちゃうんです


やり方としては、
◎綴じるところから離れたところの両サイドをダブルクリップで留める

◎左手親指に指サックをはめ、右手にスティックのりを持ちます

◎左手親指で紙をめくっていき、綴じる部分に糊を付けていきます

◎糊についてきた紙は左手で支えます

◎糊付けが終わったら、クリップをはずし、もう一度紙をまとめます

◎糊付けした部分を押し付け、クリップで留めておきます



この方法は再度使用しない書類を綴じるのに向いていますよ＾＾
バインダーからも容易にはずせて、ばらけ無いので
また、ページが綴じないので頻繁に使うときにも便利です


試してみてね

]]> http://match.seesaa.jp/ot_listing.pl?aid=407270&sid=filer&tid=seesaa_hotspot&k=%E3%82%B5%E3%83%A0%E3%83%A9%E3%82%A4%E3%83%8F%E3%82%A4%E3%82%B9%E3%82%AF%E3%83%BC%E3%83%AB&hid=35 [PR]注目のキーワード「サムライハイスクール」 2008-01-09T00:32:57+09:00 ads by Seesaa http://filer.seesaa.net/article/77263235.html ファイルするには ファイルのまとめ方と並べ方についてまとめ方※原則として、よく一緒に使う書類が同じファイルの入るようにする相手先別整理 相手先の名前で区別主題別整理 例えば「商品」等によって区別表題別整理 帳票などの標題別によって区別一件別整理 一件の始めから終わりまでを全て収める整理の仕方形式別整理 書類の量が少ない場合。 通達文別、挨拶状別など 並べ方個別フォルダ 個別にまとめる雑フォルダ 書類の量が少ない場合、それらをひとつにまとめておく ... 効率 file 2008-01-08T22:05:29+09:00

まとめ方
※原則として、よく一緒に使う書類が同じファイルの入るようにする

相手先別整理　　　相手先の名前で区別
主題別整理　　　　 例えば「商品」等によって区別
表題別整理　　　　 帳票などの標題別によって区別
一件別整理　　　　 一件の始めから終わりまでを全て収める整理の仕方
形式別整理　　　　 書類の量が少ない場合。　通達文別、挨拶状別など　



並べ方

個別フォルダ　　　個別にまとめる
雑フォルダ　　　　 書類の量が少ない場合、それらをひとつにまとめておく
　　　　　　　　　　　多くなれば、個別フォルダとする




ファイリングに欠かせないものとして、
ガイドとなるインデックスや、ラベルがあります

最近はポストイットがそれに変わる役目をしてくれますね＾＾

年度の終わりにはラベルを貼ったほうがいいのですが、
年度の途中にはポストイットを使ったほうが便利だったりします

なぜか？？？

■　コピーするときにラベルだとコピー機に引っかかってしまう
　　コピーをスムーズにとる為に＾＾
■　めくる時に、紙が破れない
■　仮に付けてあるものなので、メモ書きも出来てしまう
　　「これは重要！」など＾＾ ]]> http://filer.seesaa.net/article/76664854.html すぐに使える！ 誰でも使えるが原則 ファイル (file) は、主に書類を整理するために用いられる文具である。fileとは英語で、綴じ糸、針金という意味であり、これらは書類を綴じる時に用いられたことに因む。フォルダー (folder) とも呼ばれることがあり、これは日本語で訳すると折りたたみ印刷物という意味があり、いずれにしても意味は通じる。もっとも、業界ではファイルという呼び名が一般的であり、フォルダーというと書類や資料を挟み込んだりする薄型のケースを指すことが多い。 ... このブログは file 2008-01-05T21:49:26+09:00
ファイル (file) は、主に書類を整理するために用いられる文具である。
fileとは英語で、綴じ糸、針金という意味であり、
これらは書類を綴じる時に用いられたことに因む。
フォルダー (folder) とも呼ばれることがあり、
これは日本語で訳すると折りたたみ印刷物という意味があり、
いずれにしても意味は通じる。
もっとも、業界ではファイルという呼び名が一般的であり、
フォルダーというと書類や資料を挟み込んだりする薄型のケースを指すことが多い。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　WIkipediaより


ファイルとは書類を整理するための文具とありますが、
普通私たちはそれをすること自体に「ファイル」と呼んでいます

「君、これをファイルしてくれ」とか
「あのファイル出してくれ」とか

実際に整理することは「ファイリング」と呼ばれています


ファイリングをするための原則は『すぐに使えること』『誰でも使える事』です

それはあなた専用のファイルかもしれません
あなたが分かりやすいようにファイリングされているかもしれません
職場に有るということは、
その職場の物ですよね＾＾

あなたはその仕事の専門です
あなたがお休みしたときにはどうなりますか？
あなたじゃないと分からないファイルになっていたらどうなりますか？

それを考えると、『すぐに使えること』『誰でも使える事』の意味が分かりますね


でも、それは使いやすいように出来ているでしょうか？
例えばこんなこと有りませんか？

会社や配置換えで、行った先のファイルの見方がどうも納得行かない
見づらい
探しづらい

大企業になればそのようなことはほとんど無いでしょうが
（今は専門の管理が入ったりしていますからね）
そのような事って結構あります


さて、どうやったら見やすいファイルが出来るのか？
簡単に分類できるものはいいのですが
曖昧になってしまうものは以下のようにしてみてはどうでしょうか？

■年度別に見て書類の数の少ないものは、出来るだけまとめてしまう
　※薄いファイルがゴチャゴチャだと探しづらいです

■よく発生するもののファイル（例えば企業別など）→個別にファイル
　単発で発生するもののファイル→まとめてファイル

■名刺などは会社順、氏名別で「さくいん」を作成する

■年度が終わるまでは、上に重ねていくようにファイルする
　日付の近いものは頻繁に見ますからね＾＾

■年度が終わったら、4月スタートの順に入れ替え、その際に目次の作成
　その際に備考欄を儲け、特別なことを書き入れておけば
　次回の対策に役に立ちます
　例＞特別時間がかかった事業などの期間や、訳、対策法など

　※特にクレームのファイルにはそれを記入したほうが、次回の対策がすぐに行えます

　また、ワンランク上の考え方として
　それらに関するメモをバインダーにまとめて書き込んでおきましょう

■ファイルの前に、
　バインダー（ノート）にそれらに関する記述をしておく
　それで一目し、詳しく調べたい場合はそのファイルを開けるよう、
　ファイル保管場所を記載しておく

■年度が終わったものは、奥にしまわない
　ファイリングの基礎として、
　年度が古くなるにしたがって、キャビネットの下段に移していきます


今日はこれくらいにしておきますが、
後で多分出てくると思いますので、その度に分かりやすく書き足していきますね ]]> http://filer.seesaa.net/article/76659275.html 即戦力となるために はじめまして管理人のfilerと申します私は事務的な仕事をし、秘書暦が長い元OLですOL当初は、キーパンチャー（英・和文タイプ）から始め、ワープロ・オフコンへと経歴を積んでまいりましたその経過の途中に秘書として実践その中でファイリングがどれだけ大切であるか「即戦力」となりうるべきファイルの仕方を自ら学び、25歳で「ビジネスの基礎知識」を学ぶべく退職し、ビジネススクールの秘書科にて基礎を学びました実際に社会経験を積んでいたおかげで、授業の内容はとても把握しやすく、あらゆる資格を... このブログは file 2008-01-05T21:11:02+09:00 管理人のfilerと申します

私は事務的な仕事をし、秘書暦が長い元OLです


OL当初は、
キーパンチャー（英・和文タイプ）から始め、
ワープロ・オフコンへと経歴を積んでまいりました
その経過の途中に秘書として実践

その中で
ファイリングがどれだけ大切であるか

「即戦力」となりうるべきファイルの仕方を自ら学び、
25歳で「ビジネスの基礎知識」を学ぶべく退職し、
ビジネススクールの秘書科にて基礎を学びました



実際に社会経験を積んでいたおかげで、授業の内容はとても把握しやすく、
あらゆる資格をほぼストレートに取得してきました

「専門学校というのは、新卒者向きではないな」というのを痛感させられたものです

即戦力となるべくして学ぶわけですが、
言葉や社会や会社の仕組みの分からない新卒者にとっては
それ自体壁となっており、
折角学び資格を取得したとしても、銀行にさえ行けない
学んだことが実践できていないのが現状です


OL暦20年を超えてますが、
いろんな職場で沢山の若い人たちに「実践」の術を教えてきました


専門用語ではなく、分かりやすい言葉で
理由も述べながら
あるいはケーススタディーを話しながら教えてきたわけですが、
その教えてきたことをネットでも公開できればと思いサイトを立ち上げました



教える資格が有るのか？
そう言われれば身も蓋もありません

ただ実践してきて活かされてきたことや、スクールで学んだことを取り入れながら書いていきたいと思います ]]>