すぐに使える！ 誰でも使えるが原則

ファイル (file) は、主に書類を整理するために用いられる文具である。
fileとは英語で、綴じ糸、針金という意味であり、
これらは書類を綴じる時に用いられたことに因む。
フォルダー (folder) とも呼ばれることがあり、
これは日本語で訳すると折りたたみ印刷物という意味があり、
いずれにしても意味は通じる。
もっとも、業界ではファイルという呼び名が一般的であり、
フォルダーというと書類や資料を挟み込んだりする薄型のケースを指すことが多い。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　WIkipediaより

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ファイルとは書類を整理するための文具とありますが、
普通私たちはそれをすること自体に「ファイル」と呼んでいます

「君、これをファイルしてくれ」とか
「あのファイル出してくれ」とか

実際に整理することは「ファイリング」と呼ばれています


ファイリングをするための原則は『すぐに使えること』『誰でも使える事』です

それはあなた専用のファイルかもしれません
あなたが分かりやすいようにファイリングされているかもしれません
職場に有るということは、
その職場の物ですよね＾＾

あなたはその仕事の専門です
あなたがお休みしたときにはどうなりますか？
あなたじゃないと分からないファイルになっていたらどうなりますか？

それを考えると、『すぐに使えること』『誰でも使える事』の意味が分かりますね


でも、それは使いやすいように出来ているでしょうか？
例えばこんなこと有りませんか？

会社や配置換えで、行った先のファイルの見方がどうも納得行かない
見づらい
探しづらい

大企業になればそのようなことはほとんど無いでしょうが
（今は専門の管理が入ったりしていますからね）
そのような事って結構あります


さて、どうやったら見やすいファイルが出来るのか？
簡単に分類できるものはいいのですが
曖昧になってしまうものは以下のようにしてみてはどうでしょうか？

■年度別に見て書類の数の少ないものは、出来るだけまとめてしまう
　※薄いファイルがゴチャゴチャだと探しづらいです

■よく発生するもののファイル（例えば企業別など）→個別にファイル
　単発で発生するもののファイル→まとめてファイル

■名刺などは会社順、氏名別で「さくいん」を作成する

■年度が終わるまでは、上に重ねていくようにファイルする
　日付の近いものは頻繁に見ますからね＾＾

■年度が終わったら、4月スタートの順に入れ替え、その際に目次の作成
　その際に備考欄を儲け、特別なことを書き入れておけば
　次回の対策に役に立ちます
　例＞特別時間がかかった事業などの期間や、訳、対策法など

　※特にクレームのファイルにはそれを記入したほうが、次回の対策がすぐに行えます

　また、ワンランク上の考え方として
　それらに関するメモをバインダーにまとめて書き込んでおきましょう

■ファイルの前に、
　バインダー（ノート）にそれらに関する記述をしておく
　それで一目し、詳しく調べたい場合はそのファイルを開けるよう、
　ファイル保管場所を記載しておく

■年度が終わったものは、奥にしまわない
　ファイリングの基礎として、
　年度が古くなるにしたがって、キャビネットの下段に移していきます


今日はこれくらいにしておきますが、
後で多分出てくると思いますので、その度に分かりやすく書き足していきますね